Excel gebruiken voor Bill of Material (BOM) Management
De meeste kleine en middelgrote bedrijven (MKB’s) beginnen met hun stuklijst (BOM – Bill of Material) in Excel-spreadsheets. Want Excel is een bekende, flexibele applicatie die iedereen heeft. Het is eenvoudig én het is gratis. Kleine bedrijven kunnen daarom de eerste release van een nieuw product maken met behulp van Excel om hiermee productgegevens te beheren.
Maar wanneer bedrijven meer producten vrijgeven, intern groeien of meer productie- en outsourcingpartners krijgen, wordt het beheren van een Excel-stuklijst veel omvangrijker en complexer. Ogenschijnlijk eenvoudige problemen kunnen grote invloed hebben wanneer je het het minst verwacht.
Gebruikelijk problemen met een Excel BOM
Het eerste probleem dat de meeste bedrijven ervaren met hun Excel BOM is het identificeren welk bestand de laatste revisie is én of die revisie correct is. Zelfs wanneer je beperkt wie de BOM kan wijzigen door het Excel-bestand te vergrendelen of op te slaan in een alleen-lezen servermap. Dan kunnen medewerkers nadat het bestand naar hun desktops is gekopieerd, het bestand eenvoudig aanpassen en per e-mail naar verschillende mensen verzenden binnen en buiten het bedrijf. De vraag wie welke versie van de BOM heeft wordt een vraag die niet kan worden beantwoord.
Problemen bij gedeelde componenten
Het volgende probleem treedt op wanneer twee of meer producten componenten delen. Inkoop kan onderhandelen over betere volumeprijzen en -kortingen wanneer zij weten welke componenten in meer dan één product worden gebruikt. Maar het zoeken in een Excel-stuklijst om gemeenschappelijke onderdeelnummers te identificeren is vervelend en traag. Deze taak wordt ingewikkelder wanneer aan een component verschillende onderdeelnummers op verschillende plaatsen zijn toegewezen. Dat is een veel voorkomend probleem wanneer er geen gemakkelijk toegankelijke lijst met hoofdonderdelen bestaat.
Problemen door complexiteit
Bedrijven proberen dat probleem vaak op te lossen door complexiteit toe te voegen aan hun Excel-werkbladen. Ze gebruiken hiervoor methodes zoals tabbladen, verticaal zoeken, kruisverwijzingen en programmering met Visual Basic. Vooral als ze een Excel-goeroe in het personeelsbestand hebben. Dit werkt zolang deze Excel specialist de verbindingen up-to-date houdt zodat de cellen correct worden ingevuld. Maar deze persoon is nu ook een single-point-of-failure in een ingewikkeld web van bestanden. Het BOM-beheerproces zit in het hoofd en in de details van een onbekend aantal verborgen tabbladen in talloze spreadsheets.
Wat een Excel BOM kan kosten
Vaak zijn er veel voorkomende problemen bij het gebruik van Excel zoals verspilde tijd en onnodige nabewerking. Soms is het “slechts” 10 minuten hier of 20 minuten daar, op zoek naar de juiste BOM-spreadsheets op servers, in een e-mailarchief of op de desktops van anderen. Maar tijdens een nieuwe productintroductie (NPI) kan je oog in oog staan met urenlang kijken over eindeloze rijen en kolommen met gegevens, proberen te controleren of alles correct overeenkomt, voordat je het product vrijgeeft voor productie. Je dacht dat Excel gratis was, maar je betaalt wanneer mensen tijd besteden aan het zoeken naar de formaatfout die van invloed is op een productlancering in plaats van productiever te werken.
De tijd die wordt verspild aan deze vervelende taken is moeilijk bij te houden. Dus de werkelijke kosten ervan zijn vaak niet bekend. De hoeveelheid geld die verloren gaat als fouten niet worden opgemerkt voordat ze de fabrieksvloer raken – of erger nog, de klant – kan de bedrijfsresultaten van een bedrijf aanzienlijk beïnvloeden. Afhankelijk van de ernst van de fout en de reactie van de organisatie, kan dit ook de reputatie van het bedrijf beïnvloeden.
Alternatieven voor Excel Bills of Materials (BOMs)
Er zijn alternatieven voor het beheren van productlijsten van materialen in fragiele, met formules beladen Excel-spreadsheets die worden gedupliceerd in servermappen en e-mailboxen. Er zijn softwaresystemen voor BOM management die zijn ontworpen voor het beheren van BOMs en de veranderingen die hierin plaatsvinden. Met deze tools hebben alle gebruikers toegang tot dezelfde set productgegevens. Hierdoor wordt zowel de duplicatie van onderdelen tussen producten als de duplicatie van BOM-spreadsheets verminderd. Alle gebruikers, intern en extern, kunnen de huidige productrevisie zien. De relaties tussen onderdelen en de assemblages waarin ze zijn opgenomen, zijn ingebouwd in de software. Hierdoor kan uw inkoopmedewerker gemakkelijk alle locaties kan vinden waar een bepaald onderdeel wordt gebruikt. Het systeem onderhoudt automatisch die relaties – het veroorzaakt niet langer hoofdpijn. Gebruik gewoon een tool die eenvoudig en krachtig is.
Een vergelijking van Excel BOMs met moderne BOM management systemen
In de volgende tabel worden Excel BOMs vergeleken met een modern BOM Management systeem, met de relatieve sterke en zwakke punten voor het beheer van BOMs:
| Excel | BOM Software Management System | Details | |||
| Kosten | “GRATIS” | VARIEERT | Excel is gekocht als onderdeel van de MS Office-suite voor andere doeleinden binnen een bedrijf, daarom is het gebruiken voor het beheren van stuklijsten in feite gratis. BOM-management systemen vereisen softwarelicenties en mogelijk services om aan de slag te gaan. | ||
| Waarde | GOED | EXCELLENT | Excel is in veel dingen goed, maar BOM management systemen zijn bijzonder geschikt voor het beheren van onderling gerelateerde productinformatie in een samenwerkingsomgeving. Met Excel bestaat het risico van verborgen kosten. Zoals afwijkingen van gewenste specificaties, herbewerking en gemiste inkomsten als gevolg van late levering. | ||
| Leercurve | SNEL | GEMIDDELD – SNEL | De basisprincipes van Excel zijn bekend, maar voor geavanceerde functies zoals Verticaal zoeken is mogelijk hulp nodig. Het opnemen van Visual Basic vereist extra cursussen of referentiemateriaal. Een BOM management systeem heeft, net als elk nieuw systeem, een leercurve; de meeste komen echter met lessen of online tutorials zodat u snel aan de slag kunt. | ||
| Implementatie tijd | ONMIDDELIJK | DAGEN -WEKEN | Excel is direct beschikbaar en de kans is groot dat u het al gebruikt. Alle nieuwe systemen hebben tijd nodig om te configureren en uit te rollen. Sommige systemen hebben best practices-sjablonen om het instellen te vereenvoudigen. Anderen hebben speciale hulpmiddelen die de import van gegevens vanuit Excel snel, gemakkelijk en nauwkeurig maken. | ||
| Bill of Materials Management | SLECHT | EXCELLENT | Excel BOM’s kunnen worden gegenereerd door te exporteren vanuit CAD of ERP, maar kunnen niet worden gedeeld in een gecontroleerde omgeving. Wanneer BOMs complex worden of meerdere gekoppelde BOMs moeten worden beheerd en gedeeld, gaat de controle gemakkelijk verloren. BOM management systemen zijn ontworpen om toegang te bieden aan degenen die het nodig hebben, terwijl ze de controle over veranderingen behouden. | ||
| Product Revisie Control | SLECHT | EXCELLENT | Met Excel worden productrevisies bijgehouden in spreadsheets of in gecontroleerde gedeelde bestanden. Moderne BOM management systemen onderhouden een enkele versie van het productrecord. Hierdoor is de nieuwste versie altijd beschikbaar voor iedereen die het nodig heeft. Zij behouden ook de wijzigingsgeschiedenis (trial), waardoor vergelijkingen tussen huidige en vorige revisies in een redline mogelijk zijn. | ||
| Interdepartementale samenwerking | GEMIDDELD | EXCELLENT | Spreadsheets kunnen worden gedeeld op een bestandsserver en vergrendeld voor bewerking. BOM management systemen maken veilige, gelijktijdige samenwerking mogelijk. | ||
| Externe samenwerking (leveranciers, contractfabrikanten, designpartners, overige partners) | SLECHT | EXCELLENT | E-mailen van spreadsheets naar externe medewerkers veroorzaakt problemen bij versiebeheer, potentieel voor productfouten en vertragingen in de communicatie. BOM-management systemen bieden een centraal, gecontroleerd toegangspunt voor alle belanghebbenden. | ||
| Change Management (ECO, MCO, ECR) | SLECHT | EXCELLENT | Het beheren van productveranderingen in Excel is een uitdaging voor producten van elke complexiteit. BOM Management systemen zijn ontworpen om elke verandering in het product te controleren en te volgen. | ||
| Security | SLECHT | EXCELLENT | Spreadsheets kunnen worden vergrendeld en met een wachtwoord worden beveiligd, maar de gegevens kunnen eenvoudig worden bewerkt en opnieuw worden opgeslagen, waardoor uw intellectuele eigendom in gevaar komt. Met BOM management systemen kunt u delen zonder de controle te verliezen. | ||
| Compliance Management/ Audit Support | SLECHT | GOED | Met Excel is het bijhouden en rapporteren van compliance-informatie moeilijk en tijdrovend. Door alle productgegevens en wijzigingsgeschiedenis te centraliseren, kunnen BOM management systemen met een paar klikken compliance- en auditrapporten genereren. |
BOM Management tips — Excel en hoe verder
Misschien heb je het gevoel dat je nog wat langer bij Excel moet blijven. Of dat het nu tijd is om vooruit te plannen voor de overstap naar echte BOM-besturing. Er zijn eenvoudige en slimme dingen die je nu al kunt doen om huidige processen te verbeteren en voor te bereiden op het verplaatsen van Excel BOM’s naar een BOM Management systeem.
Houd stuklijsten consistent
Wanneer u je gegevens overbrengt van Excel naar een BOM-beheersysteem, wordt de informatie overgedragen op basis van regels die je insteld. Wanneer stuklijsten in consistente formaten zijn, kan de informatieoverdracht eenvoudig worden ingesteld (gemapped). Bijvoorbeeld om informatie uit de cellen van ‘Part_No’ in het spreadsheet in het vak ‘Part Number’ van het nieuwe systeem te plaatsen.
Wanneer je consistent bent in de naamgeving van kolommen in alle BOM Excel-spreadsheets, hoeft je slechts eenmaal een regel in te stellen. Als de naam van een kolom in spreadsheets varieert – Prt #, Part_No, Part Num – moet elke naam onafhankelijk worden ingesteld om te worden gekoppeld aan het onderdeelnummer in het nieuwe systeem.
Consistentie gaat verder dan kolomnamen
Consistentie gaat verder dan kolomnamen. Het omvat namelijk ook werkblad(tab)namen en tabvolgorde, fabrikantnamen, beschrijvingen, bestandsnamen, kolommen op de stuklijst … alles. Wanneer je dus stuklijsten in een nieuw systeem importeert en wanneer iemand bijvoorbeeld in een Excel BOM de fabrikantnaam ‘Texas Instruments’ gebruikt en in een andere Excel BOM iemand ‘TI’ gebruikt, worden waarschijnlijk dubbele vermeldingen voor de fabrikantnaam gemaakt. Die dan die later weer handmatig moeten worden opgehelderd.
Hoewel consistentie duidelijk helpt wanneer je ervoor kiest om over te stappen naar een BOM management systeem, helpt dit werknemers en leveranciers nu ook al. Wanneer alle stuklijsten dezelfde indeling hebben en dezelfde naamgevingsconventies gebruiken, zijn ze gemakkelijk en onmiddellijk te begrijpen. Wanneer iedere persoon stuklijsten op zijn eigen manier opmaakt, moet elke nieuwe stuklijst-spreadsheet worden geïnterpreteerd. Deze interpretatie van gegevens biedt altijd extra mogelijkheden voor gegevensfouten.
Gebruik standaard Excel BOM-sjablonen
Het standaardiseren van je stuklijst is een goed begin om consistent te zijn. Werknemers die stuklijsten maken, moeten de gewoonte hebben kolommen te verbergen die ze niet nodig hebben in plaats van ze te verwijderen. Wanneer ze analyses uitvoeren die stuklijstinformatie en -structuur vereisen, zoals kostenvergelijkingen, prototype-inventaris of inkoopordertracking, moeten ze afzonderlijke spreadsheets maken in plaats van niet-standaardkolommen aan de stuklijst toe te voegen.
Elke kolom moet een koptekst hebben, zodat elk stukje informatie in de stuklijst een label heeft en kan worden geïdentificeerd door zowel mensen als computers. De informatie in elke kolom moet overeenkomen met de kolomnaam – de definitie. Kolommen mogen geen tweeledig doel hebben, zoals bijvoorbeeld ‘REF DES & BOM Notes’, omdat een computer die de BOM overbrengt naar een ander systeem niet weet welk type gegevens welke invoer is.
Soms plaatsen mensen algemene assemblage-informatie bovenaan een werkblad vóór het begin van de stuklijst. Zelfs deze informatie moet worden gedefinieerd, dan weet iemand die de stuklijst beoordeelt, dat bijvoorbeeld 24-7-2010 de ‘revisie goedkeuringsdatum’ is en niet ‘laatste bewerkingsdatum bestand’.
Zorg voor onderdeelnummering en naamgevingsconventies voor onderdelen en één enkele locatie om ze op te slaan
Conventies voor onderdeel nummering en naamgeving zorgen voor regelmaat in alle stuklijsten. Wanneer je Excel gebruikt, is het een goede manier om deze informatie op te slaan in een hoofdonderdelenlijst of itemmaster die toegankelijk is voor iedereen die deze nodig heeft. Het genereren van onderdeelnummers vanuit een centrale locatie of lijst verkleint de kans op het maken van dubbele onderdelen aanzienlijk. Wanneer naamgevingsconventies en artikelmasters aanwezig zijn, kunnen engineers gemakkelijker bestaande componenten vinden en hergebruiken in plaats van onnodig dubbele onderdelen te maken.
Intelligent BOM Management voor Product Innovators
Volgende Generatie Bill of Materials Management
Voor bedrijven die producten ontwikkelen en werken met gedistribueerde teams en supply chain-partners, is samenwerking op de nieuwste stuklijst (BOM) van cruciaal belang om productiefouten en vertragingen in verzendingen te verminderen.
In deze whitepaper identificeren we de problemen met traditionele, handmatige benaderingen en leggen we uit waarom het Product Realization Platform van Arena een intelligentere en uitgebreidere manier biedt om nauwkeurige stuklijsten en gerelateerde productinformatie te controleren, delen en vrij te geven.
Bill of Materials (BOM) Management onderwerpen besproken:
- BOM-management uitdagingen zoals verandering, revisie en compliancebeheer
- Communicatieproblemen met projectteams, leveranciers en contractfabrikanten
- Vergelijking van handmatige versus geautomatiseerde BOM-managementtools
